Lista maestra de control de registros
Código SGSW-03
Revisión 1
Fecha 25/09/2015
PROCESO / PROCEDI-MIENTO REGISTRO TIEMPO DE CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN MEDIO Y/O LUGAR DE ARCHIVO PROTECCIÓN RECUPERACIÓN RESPONSABLES DE CONSERVACIÓN
GESTIÓN DE RECURSOS
Gestión de Recursos Humanos
Personal Adminsitrativo, Directivos y Sindicalizados Expediente del Colaborador            
Personal Académico Plantilla General 2008 1 año Archivo en cajas Electrónica Contraseña Electrónica Coordinación de Personal
Programación Académica 1 año Archivo en cajas Físico No aplica Electrónica Coordinación de Personal
Control de Documentos enviados a Asesores 6 Meses Respaldo Electrónica No aplica Electrónica Coordinación de Personal
Personal de Prestación de servicios profesionales y técnicos Civiles en Tramite 2008 Hasta cambio de status Archivo en cajas Físico No aplica Electrónica Coordinación de Personal
No asimilables para pago 2008 Hasta cambio de status Archivo en cajas Físico No aplica Electrónica Coordinación de Personal
Asimilables para pago 2008 Hasta cambio de status Archivo en cajas Físico No aplica Electrónica Coordinación de Personal
Nomina 3 Meses Se regresa a CGRH Físico No aplica Electrónica Coordinación de Personal
Homologación de Asesores Expediente de Asesor Homologado Indefinido Archivo muerto Archivero No aplica Duplicado Coordinación de Personal

Control de Asistencia

Reporte de Asistencia

1 año

Se destruye

Archivero

No aplica

Respaldo

Coordinación de
Personal

Ambiente de Trabajo Evaluación de ambiente de trabajo 1 año Se destruye Físico Archivero con llave Archivero del responsable Coordinación de Personal
Gestión de Recursos Financieros
Ingreso de Recursos Financieros Vales 2008 10 años Archivo muerto Físico Oficina / llave Duplicado Coordinación de Finanzas
Oficio de solicitud de reembolso 10 años Archivo muerto Físico Oficina / llave Duplicado Coordinación de Finanzas
Ejercicio Presupuestal Control Bancario 2008 10 años Copia/archivo muerto Electronico Contraseña Respaldo Mensual Coordinación de Finanzas
Polizas de Egresos 2008 10 años Archivo muerto Físico Oficina / llave Original Coordinación de Finanzas
Transferencias 2008 10 años Archivo muerto Físico Oficina / llave Original Coordinación de Finanzas
Comprobación Financiera Descague de comprobaciones 2008 10 años Copia/archivo muerto Electronico Contraseña Respaldo Mensual Coordinación de Finanzas
Relacion de comprobaciones entregadas a la Dirección de Finanzas 2008 10 años Archivo muerto Físico Oficina / llave Acuse Coordinación de Finanzas
Comprobacion Finanzas proyecto 2008 10 años Archivo muerto Físico Oficina y almacen/ llave Acuse Coordinación de Finanzas
Gestión de Infraestructura
Mantenimiento Correctivo Herramienta Electrónica 1 año Se elimina Electrónico Contraseña Base de Datos Coordinación de Soporte Técnico
Constancia de préstamo de equipo 1 año Se elimina Físico en cajón de escritorio Llave No aplica Coordinación de Soporte Técnico
Bitacora de mantenimiento 1 año Se elimina Físico Archiero con llave No aplica Coordinación de Servicios Generales
Mantenimiento Preventivo              
Cronograma de Mantenimiento Preventivo 1 año Se elimina Electrónico Contraseña Base de Datos Responsables del procedimiento
Relación de impresora en red 3 meses Se sustituye Electrónico Contraseña Hospedado en espaciovirtual:
\\148.202.167.243\soporte
Responsables del procedimiento
Compras Orden de Compra 10 años Se elimina Impreso Contraseña Respaldo digital Responsable de compras
Cotización para la Adquisición de Bienes y/o Servicios 10 años Se elimina Impreso Contraseña Respaldo digital Responsable de compras
Evaluación de proveedores internos 1 año Se elimina Electrónico Contraseña Base de datos Responsable de aplicar la evaluación
Evaluación del instructor 1 año Se elimina Electrónico Contraseña Base de datos Responsable de competencias
Catalogo de proveedores Indefinido No Aplica Electrónico Contraseña Base de datos Responsable de Sistema de Gestión de Calidad
Medición de desempeño de proveedores Indefinido No Aplica Electrónico Contraseña Base de datos Responsable de compras
Relación de pedimentos Indefinido No Aplica Electrónico Contraseña Electrónica Responsable de compras
Almacén Entrada por proveedor Indefinido No Aplica Físico Llave Disco duro Responsable de Almacén
Solicitud de material Indefinido No Aplica Físico Llave Correo electrónico Responsable de Almacén
Copia de factura Indefinido No Aplica Físico Llave Disco duro Responsable de Almacén
Copia de orden de compra Indefinido No Aplica Físico Llave Disco duro Responsable de Almacén
Copia de requisición Indefinido No Aplica Físico Llave Disco duro Responsable de Almacén
Impresión de salida de almacén Indefinido No Aplica Físico Llave Disco duro Responsable de Almacén
Patrimonio SIIAU PATME Indefinido No Aplica Electrónico Contraseña Respaldo en servidor Responsable de Patrimonio
FILE MAKER Indefinido No Aplica Electrónico Contraseña Respaldo en servidor Responsable de Patrimonio
Vale de salida de bienes muebles Indefinido No Aplica Físico en anaquel Llave Disco duro Responsable de Patrimonio
Gestión de Comunicación Gráfica y Audiovisual
Gestión de Comunicación Gráfica y Audiovisual Correos electrónicos Indefinido No Aplica Electrónico Contraseña No Aplica Responsable de Procedimiento
  Base de datos de registro de solicitudes 2 años Archivo muerto Electrónico Contraseña Correos electrónicos Responsable de Procedimiento
  Presentaciones Multimedia 1 año Archivo muerto Electrónico Contraseña Digital CD Responsable de Procedimiento
Atención Personalizada
Atención Personalizada Correos electrónicos Indefinido No Aplica Electrónico Contraseña No Aplica Responsable de Procedimiento
Base de datos de registro de llamadas 2 años Archivo muerto Electrónico Contraseña Correos electrónicos Responsable de Procedimiento
Informe de solicitudes, incidecias y/o quejas. Reporte CISCO
 2 años No aplica Electrónico Contraseña Respaldo digital y correo electrónico Responsable de Procedimiento
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
Trasferencia del Conocimiento
Trasferencia del Conocimiento Transferencia_Conoc_Control/Seguimiento 3 Períodos Se elimina Electrónico Contraseña CD Responsables del procedimiento
Gestión de Comunidades de Aprendizaje
Gestión de espacios educativos Bitácora de mantenimiento 1 año Se guarda en CD Electrónico Contraseña CD Responsables del proceso
Archivo electrónico 1 año Se guarda en CD Electrónico Contraseña CD Responsables del proceso
Convenio 3 años Se guarda en CD Electrónico Contraseña CD Responsables del proceso
Gestión de la oferta formativa Necesidades de formación 1 año Se guarda en CD Electrónico Contraseña CD Responsables del proceso
Bitácora registro general 6 meses Se guarda en CD Electrónico Contraseña CD Responsables del proceso
Bitácora situación de alumnos del SUV 6 meses Se guarda en CD Electrónico Contraseña CD Responsables del proceso
Diseño Educativo
Diseño y Rediseño
Curricular		 Documento de propuesta de diseño o rediseño curricular de un programa Hasta que haya un rediseño curricular del programa Se destruye Electrónico Contraseña CD Coordinador de Diseño Educativo
Dictamen del Sistema de Universidad Virtual Indefinido Archivo muerto Electrónico Contraseña CD Coordinador de Diseño Educativo
Dictamen del Consejo General Universitario Indefinido Archivo muerto Electrónico Contraseña CD Coordinador de Diseño Educativo
Diseño, Desarrollo y Rediseño de Cursos Notificación de rediseño Tres años Se destruye Electrónico No aplica Dispositivo USB Dueño de proceso
Formato rediseño de cursos Tres años Se destruye Electrónico No aplica Dispositivo USB Dueño de proceso
Cursos nuevo ciclo Cinco años Se destruye Electrónico y físico Contraseña CD Dueño de procedimiento
Elementos de cursos faltantes Seis meses Se destruye Electrónico Contraseña CD Dueño de procedimiento
Formato 1: diseño estructural Hasta hacer un rediseño estructural del curso Se destruye Electrónico Contraseña CD Dueño de proceso, procedimiento
Formato 2: propuesta de actividades de aprendizaje Seis meses No aplica Electrónico No aplica No aplica Asesor pedagógico
Formato 3A: Diseño y desarrollo de actividades Hasta hacer un rediseño de las actividades o de tratamiento comunicativo del curso Se destruye Electrónico Contraseña CD Dueño del proceso y dueño del procedimiento
Formato 3B: Documentos generales Hasta hacer un rediseño de las actividades o de tratamiento comunicativo del curso Se destruye Electrónico Contraseña CD Dueño del proceso y dueño del procedimiento
Formato 3C: relación de recursos informativos Seis meses No aplica Electrónico No aplica No aplica Asesor pedagógico
Gestión del Aprendizaje
Gestión del Aprendizaje Actas de Reuniones de Académia 4 años Archivero Físico-Electrónico No aplica Electrónica Coordinador de Programa Educativo
  Incidencia de Programación Académica 6 meses Equipo de Cómputo Electrónico Contraseña Respaldo e-mail Coordinador de Programa Educativo
  Monitoreo Asesores de Formación Docente 6 meses Equipo de Cómputo Electrónico Contraseña Respaldo e-mail Coordinador de Programa Educativo
  Monitoreo de Asesores de nivel Licenciatura 6 meses Equipo de Cómputo Electrónico Contraseña Respaldo e-mail Coordinador de Programa Educativo
  Monitoreo de Asesores de Bachillerato 6 meses Equipo de Cómputo Electrónico Contraseña Respaldo e-mail Coordinador de Programa Educativo
  Evaluación a asesores Indefinido N/A Electrónico Contraseña Respaldo Coordinadores de Programas
  Carta de desempeño docente Indefinido N/A Electrónico Contraseña Respaldo Coordinadores de Programas
               
Gestión de Calidad en la Docencia Reporte de monitoreo de cursos Indefinido Se conserva en CD Electrónico Contraseña En CD Responsable de Seguimiento y Evaluación Docente
Reporte de  Incidencias Indefinido Se conserva en CD Electrónico Contraseña En CD Responsable de Seguimiento y Evaluación Docente
Reporte evaluación de cursos Indefinido Se conserva en CD Electrónico Contraseña En CD Responsable de Seguimiento y Evaluación Docente
Resultados de evaluación docente Indefinido Se conserva en CD Electrónico Contraseña En CD Responsable de Seguimiento y Evaluación Docente
Resultados de evaluación docente por programa educativo y asesor Indefinido Se conserva en CD Electrónico Contraseña En CD Responsable de Seguimiento y Evaluación Docente
Lista de asesores de evaluación docente, enviada y solicitud de impresión Indefinido Se conserva en CD Electrónico Contraseña En CD Responsable de Seguimiento y Evaluación Docente
Desarrollo Tecnológico
Desarrollo de Aplicaciones Solicitud de Desarrollo de Aplicaciones 5 años Se elimina Físico y Electrónico

Contraseña y llave de archivero

 Respaldo en un servidor Coordinación de Desarrollo Tecnológico
Especificación de Requerimientos del Sistema 5 años Se elimina Físico y Electrónico

Contraseña y llave de archivero

 Respaldo en un servidor Coordinación de Desarrollo Tecnológico
Acuerdo de Trabajo 5 años Se elimina Físico y Electrónico

Contraseña y llave de archivero

 Respaldo en un servidor Coordinación de Desarrollo Tecnológico
Entrega de Producto terminado 5 años Se elimina Físico y Electrónico

Contraseña y llave de archivero

 Respaldo en un servidor Coordinación de Desarrollo Tecnológico
Administración del Campus Virtual Solicitud de Administración de Campus Virtual 5 años Se elimina Electrónico Contraseña Respaldo en un servidor Coordinación de Desarrollo Tecnológico
Gestión Escolar
Ingreso Formato Cita a credencial Indefinido No Aplica Físico Archivero con llave No Aplica Área de expedientes de control escolar
  Credencial de aspirante Indefinido No Aplica Físico Archivero con llave No Aplica Área de expedientes de control escolar
  Archivo en Excel Un ciclo Se elimina Electrónico Contraseña Base de Datos Responsable del Proceso
  Listado de promedios Un ciclo No aplica Electrónico Contraseña No aplica Coordinación de Control Escolar
  Predictamen Un ciclo No aplica Electrónico Contraseña No aplica Coordinación de Control Escolar
  Dictamen Indefinido No aplica Leford Estante Base de Datos SIIAU Coordinación de Control Escolar
  Formato de Desistimiento Indefinido No aplica Físico Archivero con llave No aplica Área de expedientes de control escolar
  Expediente de aspirante Indefinido No aplica
Físico
 Archivero con llave Duplicado Área de expedientes de control escolar
  Cruce de resultados Indefinido No aplica
Electrónico
 Contraseña Respaldo en documentos compartidos de Control Escolar Responsable del proceso de Primer Ingreso
Admisión Monitoreo cualitativo 1 año Guardar en dispositivo electrónico
Electrónico
 Contraseña Respaldo electrónico Dueño del procedimiento de Admisión
  Monitoreo cuantitativo 1 año Guardar en dispositivo electrónico Electrónico Contraseña Respaldo electrónico Dueño del procedimiento de Admisión
  Solicitudes de servicio a Desarrollo http://suv01.udg.edu.mx/HomePage.do 1 ciclo No Aplica Electrónico Contraseña Respaldo Desarrollo Tecnológico
  Carpeta soporte técnico 1 ciclo Se elimina Electrónico Contraseña Servidor de respaldo Dueño del procedimiento
  Guía de estudio 1 ciclo Guardar en dispositivo electrónico Electrónico Contraseña Respaldo electrónico Dueño del procedimiento
  Asesores 1 ciclo Guardar en dispositivo electrónico Electrónico Contraseña Respaldo electrónico Dueño del procedimiento
  Integral Ponderaciones 1 ciclo Guardar en dispositivo electrónico Electrónico Contraseña Respaldo electrónico Dueño del procedimiento
  Reporte de Admitidos 4 ciclo Guardar en dispositivo electrónico Electrónico Contraseña Respaldo electrónico Dueño del procedimiento
  Reporte de Admitidos CE 4 ciclo Guardar en dispositivo electrónico
Electrónico
 Contraseña Respaldo electrónico Dueño del procedimiento
Permanencia Solicitud de baja voluntaria Indefinido No aplica Físico Archivero con llave No aplica Área de expedientes de control escolar
Cuestionario de baja voluntaria Indefinido No aplica Físico Archivero con llave No aplica Dirección Académica
Formato de revalidación, acreditación o equivalencias Indefinido No aplica Físico Archivero con llave No aplica Área de expedientes de control escolar
Formato de credencial de alumno Indefinido No aplica Físico Archivero con llave No aplica Área de expedientes de control escolar
Solicitud de articulo 34 Un ciclo Se destruye Físico Estante Base de datos Responsable del Proceso
Solicitud de licencia Indefinido No aplica Físico Archivero con llave No aplica Área de expedientes de control escolar
Expediente de alumno Indefinido No aplica Físico Archivero con llave No aplica Área de expedientes de control escolar
Guía para la Revisión de Kardex Indefinido No aplica Físico No aplica No aplica Permanencia
Calendario de actividades Ciclo vigente Se elimina Físico Físco No aplica Permanencia
Lista de candidatos para art.33 Un ciclo Se destruye Físico y eléctronico Contraseña Electrónica (SIIAU) Dueña del proceso
Oficio de correción de calificaciones Indefinido No aplica Área Archivo Puerta con llave No aplica Área de archivo
Base de datos de alumnos con art. 33 Un ciclo Se elimina Electronico Contraseña Respaldo Dueña del proceso
Dictamen de alumnos en art. 34 Indefinido No aplica Estante Leford No aplica Coordinador de control escolar
Lista de espera Un ciclo

Se elimina

 Electrónico Contraseña No aplica Dueña de proceso
Reportes de calificaciones Indefinido No aplica Área de archivo Puerta con llave Electrónico (SIIAU) Área de archivo
Lista de candidatos para art. 35 Un ciclo Se destruye Fisico y electrónico Contraseña Electrónico (SIIAU) Dueña de proceso
Oficio de petición para condonación de orden de pago Un ciclo Se destruye Estante Lefort Base de datos Dueña de proceso
Dictamen de condonación de orden de pago Indefinido Archivo muerto Físico Archivero con llave No aplica Área de expedientes de CE
Base de datos de generación de orden de pago Un ciclo Se elimina Electrónico Contraseña Respaldo Dueña de proceso
Oficio de condonación de pago Indefinido No aplica Área de expedientes Archivero con llave No aplica Área de expedientes de control escolar
Minutario 1 año Se elimina Físico Escritorio No aplica Dueña de proceso
Oficio de autorización de licencia Indefinido No aplica Área de expedientes Archivero con llave No aplica Área de expedientes de control escolar
Solicitud de acreditación por competencias 5 años No aplica Físico Archivero con llave Archivo muerto Coordinador de Programas Educativos
Oficio con instrucciones para el estudiante 5 años No aplica Electrónico/físico Contraseña/llave Archivo muerto Coordinador de Programas Educativos
Oficio de designación de sinodales 5 años No aplica Físico Llave Archivo muerto Coordinador de Programas Educativos
Acta 5 años No aplica Electrónico/físico Llave Archivo muerto Área de expedientes de CE
Listado de fichas de acreditación por competencias por programa educativo Indefinido No aplica Electrónico Contraseña No aplica Coordinador de Programas Educativos
Histórico acreditación por competencias Indefinido Electrónica En equipo personal, escritorrio Respaldo en USB Respaldo en carpetad diferenciadas por PE Responsable de Becas
Egreso Relación de egresados Indefinido Se guarda en archivo electrónico Electrónico Contraseña Expediente y SIIAU N Responsable del Proceso
Correo Electrónico Un ciclo Se destruye Electrónico Contraseña No aplica Responsable del Proceso
Oden de pago cubierta Indefinido No aplica Físico Archivero con llave No aplica Área de expedientes de Control Escolar
Libro para Registro y Entrega de T’tulos, Diplomas o Grados, Copia de T’tulo firmada Hasta que se utilice la última hoja No aplica Físico Archivero con llave No aplica Responsable del Proceso
Expediente de titulado Indefinido No aplica Físico Archivero con llave No aplica Área de expedientes de Control Escolar
Comercialización y Servicio a Usuarios
Comercialización Seguimiento a Patrocinadores 1 año Archivero Electrónico No aplica Cd ARP-Relaciones Públicas
Reporte de Patrocinadores 1 año Archivero Electrónico No aplica Cd ARP-Relaciones Públicas
Convenio 1 año Recopilador Impreso No aplica Copia ARP-Relaciones Públicas
Recibo de Pago 1 año Recopilador Impreso No aplica Copia ARP-Relaciones Públicas
Logística Expediente por programa 4 años Se elimina Físico Físico/cajón de escritorio con llave Llave AEC-Asistente EC
Cursos en línea cuatrimestre 1,2 2 años Se elimina Electrónico No aplica Cd AEC-Asistente EC
Diplomados 2 años Se elimina Electrónico No aplica Cd AEC-Asistente EC
Expos y eventos de promoción 2 años Archivo muerto Físico / archivero Bajo llave No aplica Laura Topete González
Facturación de Educación Continua Carpeta de depósitos 6 meses Se elimina E-mail Contraseña Cd Dueño del proceso
Memorandum Coordinación de finanzas 4 años Archivo histórico Físico/archivero con llave Archivero No aplica Dueño del proceso
Depósitos 2 años Se elimina Electrónico Contraseña Cd Dueño del proceso
               
Gestión de Información
Gestión de la Información Oficio Indefinido No aplica Físico Lefortt/ Librero No aplica Personal de apoyo de la Coordinación de Planeación
Correo electrónico Indefinido No aplica Electrónica Contraseña Electrónica Personal de apoyo de la Coordinación de Planeación
Informe Indefinido No aplica Físico y Electrónica Archivo y Contraseña Electrónica Personal de apoyo de la Coordinación de Planeación
PIFI Indefinido No aplica Físico y Electrónica Archivo y Contraseña Electrónica Personal de apoyo de la Coordinación de Planeación
Encuestas Indefinido No aplica Electrónica Contraseña Electrónica Personal de apoyo de la Coordinación de Planeación
Formato establecido para el procesamiento de la información Indefinido No aplica Electrónica Contraseña Electrónica Personal de apoyo de la Coordinación de Evaluación
Lineamientos para la generación y difusión de información estadística Indefinido No aplica Electrónica Contraseña Electrónica Dueño de Procedimiento
Medición, Análisis y Mejora
Auditorías internas Programa anual de auditorías 1 año Se destruye Físico Archivero con llave Archivero responsable del SIGA Responsable del SIGA
Competencias del auditor 1 año Se destruye Físico Archivero con llave Archivero responsable del SIGA Responsable del SIGA
Plan de auditoría 1 año Se destruye Físico Archivero con llave Archivero responsable del SIGA Responsable del SIGA
Lista de verificación de auditorías internas 1 año Se destruye Físico Archivero con llave Archivero responsable del SIGA Responsable del SIGA
Informe de auditorías internas 1 año Se destruye Físico Archivero con llave Archivero responsable del SIGA Responsable del SIGA
Acciones correctivas, preventivas o proyectos de mejora Registro de acciones correctivas, preventivas o proyecto de mejora 1 año Se destruye Físico Archivero con llave Archivero responsable del SIGA Responsable del SIGA
Seguimiento de acciones corectivas, preventivas o proyecto de mejora 1 año Se destruye Físico Archivero con llave Archivero responsable del SIGA Responsable del SIGA
Evaluación de acciones correctivas, preventivas o proyecto de mejora 1 año Se destruye Físico Archivero con llave Archivero responsable del SIGA Responsable del SIGA
Concentrado de acciones correctivas, preventivas o proyecto de mejora 1 año Se destruye Electrónico Contraseña Base de datos Responsable del SIGA
Control de Producto No Conforme Formato de Control del Producto no conforme 1 año Se destruye Físico Archivero con llave Archivero del responsable del proceso Responsable del proceso al que corresponda
Identificación del Producto No Conforme 1 año Se destruye Físico Archivero con llave Archivero del responsable del proceso Responsable del proceso al que corresponda
Listado de Producto No Conforme 1 año Se destruye Físico Archivero con llave Archivero del responsable del proceso Responsable del proceso al que corresponda
Satisfacción del Cliente Correo electrónico 6 meses Se elimina Electrónico Contraseña Base de datos Representante de la dirección
Buzón de quejas y sugerencias 6 meses Se destruye fisico archivero N/A Representante de la dirección
Papeleta del buzón 6 meses Se destruye fisico archivero N/A Representante de la dirección
Control de retroalimentación del cliente 1 año Se elimina Electrónico Contraseña Base de datos Representante de la dirección
Herramienta electrónica de registro 1 año Archivo muerto Electrónico Contraseña Servidor Responsable del CAP
Presentación de la información 2 años Se elimina Electrónico Contraseña Copia del representante de la Dirección Responsable del SIGA
Sistema de Integral de Gestión Académica
Sistema Integral de Gestión Académica Minuta 1 año Se elimina Físico Archivero Archivero del responsable Responsable de la reunión realizada
Lista de asistencia 1 año Se elimina Físico Archivero Archivero del responsable Responsable de la reunión realizada
Control de cambios a los documentos 1 año natural Se respalda en Disco Duro Electrónico Contraseña de equipo de computo Equipo de cómputo del responsable Responsable del Proceso PRSGC-01
Formato de Indicadores 1 año Se elimina Físico Archivero con llave Archivero del responsable Dueña del Proceso al que pertenece